In meinen folgenden Einträgen möchte ich auf die Vor- und Nachteile des Trends ByoD eingehen. Mein erster Eintrag wird die Vorteile aus Arbeitgebersicht eingehen.
Die Vorteile für den Arbeitgeber bestehen zum einen aus der Einsparung von Kosten für die Hardwareanschaffung und zum anderen durch weniger messbare Werte wie Produktivitäts- und Motivationssteigerung.
Mit der Einführung von Bring your own Device spart der Arbeitgeber Kosten für Hardware, da die Mitarbeiter ihrer eigenen Endgeräte mitbringen. Allerdings kann es auch sein, dass er den Arbeitnehmer dahingehend bei der Anschaffung eines Endgerätes unterstützt, dass er diesem einen einmaligen oder regelmäßige Zuschüsse gewährt. Durch diese Kompensation fällt die Einsparung weniger hoch aus.
Die Mitarbeiter, welche in einer Abteilung für den Einkauf von Endgeräten beschäftigt waren, können sich durch Bring your own Device und die damit gewonnen Freiräume, in neue Tätigkeitsfelder einarbeiten.
Bedingt durch die Tatsache, dass Mitarbeiter sich meist besser mit ihren eigenen Geräten auskennen als mit Endgeräten, die ihnen gestellt werden, gibt es einen geringeren Schulungsbedarf.
Dies führt auch dazu, dass es einen geringeren Wartungsaufwand und weniger Supportanfragen gibt. Dies führt zu geringeren Kosten im Support, andererseits versuchen die Arbeitnehmer allerdings auch, falls Probleme auftauchen, diese selber zu lösen, somit investieren sie mehr Zeit in die Lösung eines Problems.
Auch gehen Mitarbeiter mit privaten Endgeräten meist besser um, als mit denen, die ihnen gestellt werden, weshalb weniger häufig neue gekauft werden müssen, was sich wiederum positiv auf die Kosten für eine eventuelle Kompensation auswirken kann.
Da die Mitarbeiter häufig mehr Spaß daran haben mit ihren eigenen, meist aktuelleren Geräten zu arbeiten, führt die Einführung von Bring your own Device zu einer Erhöhung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Während ein Arbeitnehmer dienstliche Endgeräte, unabhängig davon, ob es sich um ein Notebook oder Smartphone handelt, nach Dienstschluss häufig ausschaltet, bleibt das private Endgerät höchstwahrscheinlich an. Dies führt dazu, dass der Mitarbeiter nahezu immer erreichbar ist auf dem Smartphone, auch nach Arbeitsschluss. Auch nutzt der Mitarbeiter sein Notebook nach Feierabend, dies kann dazu führen, dass er leichte berufliche Tätigkeiten, wie beispielsweise Reisekostenabrechnungen in seiner Freizeit erledigt. Die Nutzung eigener mobiler Geräte führt dazu, dass ortsunabhängiges Arbeiten bzw. Homeoffice einfacher realisierbar ist.
Bring your own Device führt auch gerade bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern und dem halten bereits vorhandener einen Vorteil, da Mitarbeiter sich hierdurch häufig angesprochen fühlen. Somit führt es zu einem Imagegewinn für das Unternehmen.
Zusammenfassend wird von vielen Unternehmen jedoch weniger die eventuelle Einsparung von Kosten im Vordergrund gesehen, als der Gewinn an Flexibilität, Mobilität und Produktivität für die Mitarbeiter und dem damit verbundenen Imagegewinn.
Vertiefung: Bring your own Device - Vorteile aus Arbeitgebersicht
„Bring your own Device - Vorteile aus Arbeitgebersicht“ setzt einen klaren historischen Ausgangspunkt. Die Ergänzung trennt diesen Anlass anhand von Umgehungslösung von den Fragen, die für Entscheidungen, Betrieb und Kontrolle weiterhin relevant sind.
Bring your own Device – Kommunikation praktisch fassen
Für die belastbare Anwendung von „Bring your own Device“ muss aus der Beobachtung ein prüfbarer Arbeitsauftrag werden: Es ist zu klären, welche Erwartung verständlich erklärt und bei Rückfragen erreichbar sein muss. Beim Schwerpunkt „Bring your own Device“ geht es um Einführung, Akzeptanz und praktische Steuerung von Consumerisation und BYOD sowie um den Bezug zu „Ausnahmeweg“; zu entscheiden ist, ob verhindert, geduldet oder innerhalb klarer Leitplanken aktiv ermöglicht werden soll. Für die Abwägung ist besonders wichtig: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Akzeptanz“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Im Regelbetrieb wird folgender Punkt verankert: Regel, Grund, Alternative und Hilfe zielgruppengerecht verbinden. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: Rückfragen, Fehlanwendungen und Verständnislücken als Lernsignal; der Belastungstest erfolgt mit Blick auf „Schatten-IT“. Relevant bleibt dabei: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; im Fokus steht dabei „Schatten-IT“. Für den Dialog unter dem Beitrag ist „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“ der passende Belastungstest: Gerade beim Aspekt „Ausnahmeweg“ muss die Regel im Alltag tragen.
Entscheidungsoptionen im Blick: Nutzungsregel
Für die heutige Einordnung von „Ausnahmeweg“ ist zunächst eine Unterscheidung entscheidend: Es ist zu klären, welche Alternativen zwischen vollständigem Verbot und uneingeschränkter Freigabe liegen. Beteiligt sind hier vor allem Geschäftsleitung, Fachbereiche, IT, Informationssicherheit, Personal und Nutzende; ihre Perspektiven treffen beim Aspekt „Nutzungsregel“ unmittelbar aufeinander; die Umsetzung wird dabei an „Schatten-IT“ gespiegelt. Kritisch wird die Lage insbesondere dann, wenn die offizielle Regel vom tatsächlichen Arbeitsverhalten abweicht und Schattenlösungen zum Normalfall werden – betrachtet im Kontext „Skalierung“. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Optionen nach Nutzen, Risiko, Aufwand und Rückbaubarkeit vergleichen. Der Prüfpfad endet nicht beim Dokument; bezogen auf „Skalierung“ ist die konkrete Ausprägung separat zu entscheiden. Als Verbindung zwischen Nachweis und Messung dienen: eine dokumentierte Optionsentscheidung mit verworfenen Alternativen; der Zusammenhang zwischen „Ausnahmeweg“ und „Nutzungsregel“. Im Managementdialog muss beim Aspekt „Ausnahmeweg“ erkennbar bleiben, welche Unsicherheit akzeptiert und welche aktiv reduziert wird; im Fokus steht dabei „Pilotgruppe“.
Ausgangslage ohne blinden Fleck bei „Rückbau“
Aus dem historischen Befund entsteht für „Umgehungslösung“ eine praktische Steuerungsfrage: Es ist zu klären, welcher reale Bedarf vor einer Lösung oder Regel überhaupt besteht. Als belastbare Grundlage dienen Nutzungsfälle, Bedarfsanalyse, Pilotbefunde, Ausnahmen, Supportdaten und dokumentierte Entscheidungen; für den Aspekt „Umgehungslösung“ muss ihre Herkunft nachvollziehbar bleiben; im Fokus steht dabei „Skalierung“. Die Entscheidung über „Rückbau“ sollte deshalb ausdrücklich festhalten, ob verhindert, geduldet oder innerhalb klarer Leitplanken aktiv ermöglicht werden soll. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: bestehende Arbeitswege, Umgehungen und Belastungen zuerst sichtbar machen; „Supportgrenze“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Ob der Ansatz trägt, wird an folgendem Ergebnis geprüft: eine belastbare Bestandsaufnahme statt einer Produktannahme. Die Ergebnisbeobachtung richtet sich auf: die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „die Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Interessen“; der Prüfkontext ist hier „Nutzungsbedarf“. Der Diskussionsaspekt „die Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Interessen“ ergänzt die Betrachtung sinnvoll, weil er „Rückbau“ mit der tatsächlichen Anwendung verknüpft.
Verantwortung: Einführungsmodell
Für die heutige Einordnung von „Einführungsmodell“ ist zunächst eine Unterscheidung entscheidend: Es ist zu klären, wer freigibt, betreibt, kontrolliert und bei Abweichungen entscheidet. Die alltagstaugliche Übersetzung für „Einführungsmodell“ lautet: Reale Arbeitsweisen werden erhoben und in ein abgestuftes, überprüfbares Betriebsmodell überführt; die Umsetzung wird dabei an „Nutzungsbedarf“ gespiegelt. Damit wird zugleich die Grenze beim Aspekt „Supportgrenze“ sichtbar: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Pilotgruppe“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Ein schlanker, aber wirksamer Ansatz lautet: Entscheidungs-, Ausführungs- und Kontrollrolle auseinanderhalten. Der vorgesehene Nachweis lautet: eine schlanke Zuordnung für Normalfall und Eskalation; die Umsetzung wird dabei an „Ausnahmeweg“ gespiegelt. Als Messperspektive dient: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; als Bezugspunkt dient „Ausnahmeweg“. Eine brauchbare Gegenprobe ist die Frage, ob dieselbe Entscheidung bei einer Störung rund um „Einführungsmodell“ noch nachvollziehbar wäre.
Pilot im Blick: Bring your own Device
Für die heutige Einordnung von „Nutzungsregel“ ist zunächst eine Unterscheidung entscheidend: Es ist zu klären, welche offene Annahme in kleinem Rahmen geprüft werden soll. Besondere Aufmerksamkeit verdient das Szenario, in dem die offizielle Regel vom tatsächlichen Arbeitsverhalten abweicht und Schattenlösungen zum Normalfall werden – betrachtet im Kontext „Nutzungsbedarf“. Für die beteiligten Rollen – Geschäftsleitung, Fachbereiche, IT, Informationssicherheit, Personal und Nutzende – braucht der Aspekt „Nutzungsregel“ daher einen vorab geklärten Entscheidungsweg; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „Umgehungslösung“ konkretisiert. Für die belastbare Umsetzung gilt als Auftrag: Erfolg, Abbruch, Beobachtungszeitraum und Übertragungskriterium vorab bestimmen; im Fokus steht dabei „Einführungsmodell“. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: ein Pilotprotokoll mit Ergebnis und bewusster Folgeentscheidung; die Bewertung erfolgt hier aus der Perspektive „Nutzungsregel“. Relevant bleibt dabei: der Zusammenhang zwischen „Nutzungsregel“ und „Bring your own Device“. Aus den vorhandenen Kommentaren lässt sich besonders der Punkt „belastbare Nachweise statt bloßer Dokumentenfülle“ aufnehmen; der Prüfkontext ist hier „Schatten-IT“. Aus der Perspektive „Bring your own Device“ entsteht daraus eine konkrete Rückfrage an die Umsetzung.
Umsetzungsfolge im Blick: Einführungsmodell
Der konkrete Nutzen von „Schatten-IT“ zeigt sich erst, wenn eine offene Annahme überprüft wird: Es ist zu klären, welche Abhängigkeit vor dem nächsten Schritt gelöst werden muss. Folgende Messperspektive zeigt, ob sich der Aspekt „Schatten-IT“ tatsächlich verbessert oder nur formell bearbeitet wurde: Nutzungsgrad, Ausnahmen, Umgehungslösungen, Supportaufwand und erreichte Arbeitsergebnisse; der konkrete Prüfmaßstab wird aus „Nutzungsregel“ abgeleitet. Für „Einführungsmodell“ bleibt dabei verbindlich: Akzeptanz allein beweist keine sichere oder wirtschaftliche Umsetzung (hier bezogen auf „Nutzungsbedarf“); Ablehnung beseitigt den Bedarf ebenfalls nicht. Statt einer neuen Parallelstruktur genügt zunächst: Arbeitspakete nach Entscheidungsfähigkeit statt nach Dokumenttypen ordnen; im vorliegenden Abschnitt wird dies an „Akzeptanz“ konkretisiert. Überprüfbar wird der Schritt durch folgendes Ergebnis: eine kurze Folge aus Ergebnis, Verantwortlichem und Abnahmekriterium. Relevant bleibt dabei: die beobachtbare Veränderung beim Aspekt „klare Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte“; „Rückbau“ liefert dafür den praktischen Anwendungsfall. Eine brauchbare Gegenprobe ist die Frage, ob dieselbe Entscheidung bei einer Störung rund um „Schatten-IT“ noch nachvollziehbar wäre; der Prüfkontext ist hier „Skalierung“.
Als Abschluss für Bring your own Device genügen drei verbindliche Antworten zu Ausnahmeweg: Wer entscheidet über Umgehungslösung, woran wird Wirkung bei Einführungsmodell erkannt und welcher Auslöser führt zur erneuten Prüfung? Sind diese Punkte geklärt, wird aus dem historischen Impuls zu Nutzungsregel eine belastbare Arbeitsgrundlage.