Lizenzmanagement und ByoD

Bei dem Thema Bring your own Device ist Lizenzmanagement ein wichtiges Thema. Während, wenn der Arbeitgeber die Endgeräte stellt geklärt ist, welche Lizenzgebühren für Software zu zahlen sind, ist das bei ByoD komplizierter.

Hier stellt sich die Frage, was mit Software ist, die privat durch den Arbeitnehmer gekauft wurde. Theoretisch könnte der Arbeitnehmer nach der Einführung von ByoD jegliche Software, welche privat angeschafft worden ist, auch beruflich nutzen, da es schwierig ist privaten von beruflichen Applikationen zu trennen. Allerdings untersagen viele Softwarehersteller dies, da es häufig unterschiedliche Lizenzen für privat und kommerziell genutzte Software gibt.Daher sollte jeder Arbeitgeber bei der Einführung von Bring your own Device überprüfen, welche Software genutzt werden darf. Da ByoD heute noch wenig verbreitet ist, kann es vorkommen, dass der Softwarehersteller keinerlei Lösung für den Arbeitgeber bereitstellen kann. Aus diesem Grunde ist es notwendig, dass die IT Abteilungen mit den Lizenzmanagern und auch mit den Softwareanbietern verhandeln. Allerdings sollte nicht nur bei der Anschaffung neuer Software verhandelt werden, auch bei Software mit vorhandener Lizenz sollte überprüft werden, ob die Lizenz weiterhin genutzt werden kann oder durch ein neues Lizenzmodell ausgetauscht werden muss. Viele Lizenzmodelle bieten Lizenzen pro Anwender bzw. Installation an. Gerade im Umgang mit Bring your own Device würde es sich jedoch anbieten diese dahingehend zu ändern, dass Lizenzen für Nutzungsdauern vergeben werden, denn ein Mitarbeiter nutzt selten mehrere Stunde am Tag die gleiche Software. Dieses Modell ist jedoch nur schwer durchsetzbar, da sich die Überprüfbarkeit schwierig gestaltet.

Schwierig ist auch die Einschätzung, wie viele und welche Lizenzen benötigt werden. Auch heute gibt es in Unternehmen häufig Unter- und Überlizensierung, da der Bedarf nur schwierig einschätzbar ist. Häufig ist nicht bekannt, wie viele Lizenzen verfügbar sind, und welche  verwendet werden. Bei der Verwaltung von Lizenzen sollte sich der Lizenzkatalog, um unnötigen Aufwand zu vermeiden, weitestgehend selbst verwalten.

Um diesem Punkt weitestgehend aus dem Weg zu gehen und die privaten von den beruflichen Applikationen zu trennen wäre der einfachste Weg die Installation eines virtuellen Desktops auf den mobilen Devices. Hierbei muss jedoch bedacht werden, dass dies auf Tablets und Smartphones nur eingeschränkt möglich ist, da es nicht für jedes Modell Software für die Virtualisierung gibt.

Unternehmen müssen bei der Verwendung von Softwarelizenzen beachten, dass sie im Falle von falscher Nutzung durch die Arbeitnehmer haften.